Gestión de proyectos con el MAC

La gestión o planificación de proyectos con ordenador es una de las utilidades que más se llegó a utilizar hace ya unos cuantos años, en la actualidad estas aplicaciones han perdido terreno por aplicaciones integradas en las intranets corporativas donde a través del navegador de internet se pueden gestionar los proyectos.

No obstante muchos usuarios prefieren poder gestionar dichos proyectos y reportar el avance en un entorno propio, offline sin que los resultados no sean visibles para nadie hasta que ellos lo consideren.


Para aquellos que vienen de windows seguro que recuerdan el famoso MS Project, la aplicación de Microsoft

Para gestionar proyectos de forma sin gastarse cifras astronómicas puedes utilizar la excelente herramienta OpenProj.

El programa lo puedes descargar por muy poco dinero haciendo un clic en siguiente enlace que te abrirá la pasarela de pago del banco, una vez hayas realizado el micropago se iniciará la descarga del archivo en la carpeta de descargas de tu Mac.



El archivo descargado es compatible tanto para ordenadores Mac equipados con los más recientes procesadores Intel o bien para los basados en PowerPC, no hemos podido probarlo en ningún equipo con procesador G3 los superantiguos, pero sí bajo un PowerPC G4 y G5 y decir, que funciona de maravilla bajo cualquier Mac, no precisa de muchos recursos debido a su extremada sencillez.


Este programa es multiplataforma, es decir, existen versiones tanto para Windows como para Linux, por lo que los ficheros que generes con él podrán leerse desde cualquier ordenador sea cual sea el sistema operativo que lo gobierne.

Instalando OpenProj en tu MAC
Vamos a proceder a la instalación del software OpenProj en tu mac. Una vez has descargado el archivo con extensión .DMG búscalo en el escritorio de tu ordenador, y dale doble clic. Transcurridos unos breves segundos te aparecerá una pantalla como la que te mostramos a continuación:



Para instalarlo arrastra las letras en color Rojo y negro con el nombre de OpenProj justo encima del icono de al lado denominado "Applications" una vez encima del icono, suelta el botón de tu ratón y OpenProj se instalará automáticamente en tu Mac, recuerda soltarlo encima del icono Applications sin demasiada demora, si no tardas en soltarlo algo más de un segundo se te abrirá automáticamente una carpeta si así sucediese dirige el icono sin soltarlo fuera del área que se acaba de abrir, y mantén el icono sin moverlo más de un segundo lejos de esa ventana, la ventana se cerrará ahora automáticamente y verás la ventana anterior idéntica a la imagen que te mostramos un poco más arriba, ahora vuelve a intentarlo pero haz el movimiento algo más rápido.



Posiblemente parezca que el ordenador no ha realizado ninguna tarea, pero esto no es así, el programa se ha instalado en la carpeta de Aplicaciones de tu Mac, para abrirlo, abre una nueva ventana del Finder y dirígete a la carpeta de aplicaciones.



ALTO! primero vamos a expulsarlo para ello pulsa sobre el botón "EJECT" del volumen de disco que hemos montado previamente y que te hemos marcado con un círculo rojo y un número uno también en color rojo en la siguiente imagen:



Ahora el volumen del disco del instalador del programa ya está fuera, pues una vez insalado no lo necesitamos, por ello recuerda mover a la papelera el archivo con extensión .DMG que anteriormente has descargado desde esta página web.

Volviendo a la imagen anterior, en un recuadro de color azul marcado por el número 2 tenemos el icono de la aplicación OpenProj, para ejecutarlo realiza doble clic sobre él, clic clic.

Una vez el programa halla cargado, esto no tarda más de 10 segundos nos aparecerá el programa con una ventana abierta con el contrato de licencia:



En este contrato en él se nos informa a grosso modo de que es un software de código abierto y que no puede venderse a terceros, así como que el autor o fabricante no se hace responsable del uso o la consecuencias que genere el uso de este programa, es decir se cubren legalmente, esto es una práctica realizada por casi la totalidad de programas de código abierto, es lógico y lícito. Pulsa en "I Acepta" y pasarás a la ventana de "Truco del día"



En esta ventana el programa te proporcionará información sobre trucos y formas de hacer de el programa, una vez leída presiona sobre el botón "Close" marcado con un recuadro azul en la imagen anterior, si por el contrario no quieres recibir este tipo de trucos cada vez que inicies el programa, deberás de desactivarlo pulsando el cajetín previo al texto "Show tips on startup" que traducido vendría a decir algo así como "Mostrar trucos en el inicio del programa".

Ahora OpenProj nos mostrará la ventana de creación de proyecto, por ser esta la primera vez que lo lanzamos pulsaremos sobre "Crea proyecto".

En futuras ocasiones deberemos seleccionar "Abrir Proyecto"



Después pulsa OK , nos aparecerá la ventana donde deberemos introducir los datos esenciales del proyecto:



Ahora pulsa el botón de OK y aparecerá la ventana de gestión del proyecto. Te mostramos una captura reducida en tamaño del programa en sí:



Hemos marcado con los números 1 y 2 las dos grandes áreas de esta aplicación, con un número uno y de color rojo tenemos el área de Tareas a realizar y en con un número 2 de color azul su programación en el tiempo o agenda.

De una forma genérica y muy simplificada diremos que una gestión de proyectos se divide en muchas tareas pequeñas que son asignadas a un usuario o grupo de usuario y a las que se le aplica una fecha de inicio y una fecha máxima para su realización.



En nuestro ejemplo vamos a añadir la tarea "Nuevos botones de menú" pues dentro de nuestro proyecto miMac.es queremos modificar los botones de navegación superior, para introducir esta tarea deberemos desplegar el menú Insert y New Task/Resource



Ahora escribiremos el nombre la tarea y le asignaremos los días que deberá durar esta tarea, una vez realizado se nos mostrará de la siguiente forma:



Para esta tarea hemos asignado 3 días, pues bien continuando con la gestión del proyecto vamos a asignar una nueva tarea para lo que repetiremos el punto anterior, esta nueva tarea va llevar algo más de tiempo por lo que le vamos asignar un máximo de 10 días para su ejecución:

"Nueva sección: Salvapantallas y fondos de escritorio"

Para modificar su fecha de inicio podemos hacerlo mediante la modificación de la fecha expresada en Inicio pulsando una vez sobre la fecha y otra sobre la flechita o triángulo hacia abajo que mostrarará esa "celdilla" tras el primer clic y que nos mostrará un calendario tal cual te mostramos a contininuación:



También puedes modificar la fecha o duración de la misma arrastrando y soltando la barra de tiempo que nos ha creado el programa en la sección 2 de fechas y calendarios al decirle que la tarea durará 10 días, en nuestro caso vamos a programar su inicio una vez finalice la tarea anterior, de los nuevos menús, para lo que la hemos arrastrado y sltado hasta el miércoles día 5.



Antes de seguir avanzando es hora de grabar no sea que tengamos algún problema y perdamos todo lo que hemos realizado hasta el momento, para ello pulsaremos sobre el icono con forma de diskette, en la siguiente captura lo hemos resaltado con un círculo rojo:



Nos aparecerá una ventana de diálogo como la que te mostramos a continuación:



En esta ventana deberemos buscar nuestra carpeta documents para grabar nuestro proyecto, la hemos marcado con un número 1 de color rojo. Después le daremos un nombre, el programa nos sugerirá el nombre que le hemos dado al proyecto anteriormente cuando lo creábamos en nuestro caso es miMac.es.pod la extensión que o tipo de archivos qu utiliza OpenProj por defecto es ".pod", no obstante si deseamos enviarla a alguien que disponga de Microsoft Project, podemos exportarla en el formato de Microsoft Project para ello deberás desplegar la opción de "Archivos de tipo", marcada en la imagen anterior con un círculo rojo y un número tres. Una vez desplegada deberás elegir Microsoft Project 2003



Recuerda añadir la extensión .xls al final del nombre del archivo si deseas grabarla en formato Microsoft Project 2003.

Continuaremos añadiendo diferentes tareas a nuestro proyecto, al final hemos conseguido un proyecto con todas estas tareas:



Ahora si quieres puedes jugar con las diferentes "vistas" o modos de presentar la información que dispone el programa, para ello utiliza los botones ubicados en la parte izquierda del programa, también podrás experimentar con la creación de usuarios de forma que puedas asignar una tarea específica a un usuario concreto.

A partir de aquí te dejamos que explorer todas las posibilidades del programa pues tiene muchas y seguro que se adaptará a tus necesidades.

En este tutorial hemos aprendido:
1. El ordenador es una herramienta óptima para la gestión de proyectos
2. La alternativa a Microsoft Project es OpenProj
3. Multiplataforma significa que el programa está disponible para diferentes sistemas operativos.
4. Que OpenProj es capaz de leer y grabar archivos creados con Microsoft Project en un PC